الوقت.. وكيفية إدارته

أولاً: لماذا إدارة الوقت؟

إدارة الوقت مهمة لأجل مايلي:

1. لتنفيذ المهام والأعمال الهامة بأقل جهد وأقصر وقت، ثم يتبقى لنا وقت للإبداع والتخطيط للمستقبل و للراحة والاستجمام أيضاً.
2. لتحديد الأولويات وإنجاز أهم الأعمال في حياتنا.
3. للاستفادة من الوقت الضائع واستغلاله جيداً.
4. للتغلب على الجهد والإحباط الذي يقلل من كفاءة العمل.

ثانياً: عوامل تنظيم الوقت 

1. إعداد قائمة بالأعمال اليومية وتحديد أولوياتها من خلال برنامج معد مسبقا .
2. التفويض الفعال.
3. تنظيم مكان العمل.

نصائح هامة لترتيب مكان العمل :

1. حافظ على ترتيب جيد للمكتب .
2. لا تضع على مكتبك إلا ما تقوم به الآن أو ما ستحتاجه خلال اليوم.
3. حافظ على إضاءة جيدة فوق مكتبك.
4. تأكد من ترتيب المكان بشكل جيد .
5. رتب أدواتك في مكانها.
6. رتب ملفاتك.
7. إعداد سلة المهملات.

ثالثاً: التنفيذ

• ابدأ دائماً بالمهام الصعبة والأعمال غير المحببة.
• اجعل أهم نشاطاتك في ساعة الذروة.
• قلل من الأعمال الروتينية قدر ما تستطيع.
• تخلص من كل ما ليس له ضرورة.
• أجل الأعمال الروتينية إلى وقت أقل نشاطاً.
• ضع ملفاً للأعمال الروتينية وقم بإنجازها في الأوقات الضائعة من يومك.

تذكر:

• أن معظم الناس يقضي في الأعمال الروتينية (30 – 65 % ) من وقته.
• مهما يكون العمل صعب ابدأ به فانك مجرد أن تبدأ فسوف تنتهي قريباً.

كيف تقضي على التأجيل:

• ضع وقت للانتهاء من كل مهمة.
• خذ على نفسك عهد أن تؤدي العمل في الوقت الذي حددته .
• شجع نفسك.
• اسأل عن مشكلات التأجيل.
• خذ مكانا هادئا وركز على انجاز مهامك .
• تعرف جيداً على مهامك.
• ابدأ في تنفيذ العمل الآن.
• انحز المهام التي أمامك .
• لا تتردد في اتخاذ القرار.
• تعلم وقت اتخاذ القرار.
• لا تنتظر نتائج مثالية.
• لا تخف من الخطأ.
• واجه المهام غير المحببة.
• قم بتجزئة المهام الصعبة والكبيرة.

مضيعات الوقت وكيفية التعامل معها :

من مضيعات الوقت :

1. الاجتماعات غير المفعَّلة
   • ولعلاجها:  أحسن إعداد الاجتماعات وإدارتها إدارة فاعلة.
2. المقاطعة:
   • العلاج: إذا كان الشخص مهماً فاسمع له، أما إذا كان غير مهماً؛ فيمكنك أن تكون صريحاً معه وتؤجله الى وقت آخر.
3. الانتظار:
   • العلاج: يضيع وقت كبير أثناء انتظار الأطباء والمرور، ولكي تستفيد من وقتك كن جاهزا بكتاب أو  أوراق تحتاج متابعتها.

كيف تتعامل مع الأوراق الكثيرة ؟

قسم الأوراق إلى أربعة أقسام :

• ‌أوراق تحتاج إلى إجراء فوري لإنجازها.
• ‌أوراق تحتاج إلى دراسة ثم اتخاذ الموقف المناسب.
• ‌أوراق للحفظ.
• ‌أوراق إلى سلة المهملات.

رابعاً : المتابعة والمراقبة:

• إن التخطيط بلا تنفيذ ضرب من الآمال الحالمة وتضييع الوقت
• التنفيذ بلا متابعة لا جدوى منه

الرقابة: تعني مقارنة ما سبق تخطيطه بما تم تنفيذه وإنجازه بهدف تحديد الإنحرافات والاستفادة من الإيجابيات وتجنب السلبيات ووضع مقترحات لعلاجها.

إن الرقابة الفاعلة تتصف بالآتي:

1. فورية.
2. الدورية والاستمرار.
3. علاجية .
4. رقابة مرنة.

تحليل الوقت:

تذكر دائماً : لابد من إعادة تحليل وقتك بعد ( 3 – 6 ) أشهر

خطوات تنفيذ الاستفادة من الوقت

• أوجد لنفسك قناعة كبيرة أنك يجب أن تدير وقتك بشكل صحيح.
• قم بتحليل وقتك.
• بدأ بتخطيط وقتك .
• ضع أهدافك.
• حدد أولوياتك.
• حدد النشاطات وبرنامجها الزمني.